İçinde bulunduğumuz pandemi süreci bildiklerimizi ve alışkanlıklarımızı çok kısa bir süre içinde değiştirdi. Bu değişimle birlikte kendimizi belirsiz bir dünyaya uyum sağlama çabası içinde bulduk. Daha öncesinde bize kılavuzluk eden deneyimler bir anda bu yeteneklerini kaybetti.
Peki bu yeni normalde yaratacağımız çözümler, yaklaşımlar ve sistemler neye benzeyecek? Karşılaştığımız karmaşık problemlere hangi araçlarla ve sistemlerle yaklaşmalıyız? Bu yazıda Sivil Toplum bileşenleri ve sosyal girişimler için öncelikle salgın dönemindeki durumun sorgulanması ve ertesinde yeni normalde kullanılacak araçlar gözden geçirilecektir.
Yeni normal döneminde sosyal girişimler ve STK’lara daha fazla ihtiyaç olacak ve önemli projelerin aranan bileşenleri haline gelecekler. Önümüzdeki dönem birçok büyük firma, stratejilerini sosyal fayda odaklı hale getirecek ve bu noktadaki danışmanlık ihtiyacını da bu alanda çalışan STK’lar ve sosyal girişimlerden alacaklar. Bu noktada STK’ların ve sosyal girişimlerin de iletişim stratejilerini yeni normal düzeni için tekrar gözden geçirmeleri, kendilerini geliştirmeleri ve daha iyi bir görsel iletişim tasarımı performansı ortaya koymaları gerekiyor.
STK’lar ve Sosyal Girişimler için: “Yeni Normal” döneminde iletişim ve tasarım
İçinde bulunduğumuz koşullar fırsat değil. Ancak bu durumun yeni bir gerçeklik olduğunu kabul etmek gerekiyor. Bu küresel krizde tasarımın potansiyelini ve gücünü keşfederek iletişim araçlarınızı iyileştirerek hedef kitlenizle daha etkili bir iletişim kurabilirsiniz.
Kendimize sormamız gereken sorular
Salgının yayılımı azalmış gibi görünse de tamamen sona erene kadar kendimize şu soruyu sormaya devam etmeliyiz:
• Bu salgının sona erdirilmesinde nasıl bir katkım olabilir?
Anı sorgulayan bu sorunun ardından geleceğe dair sorulara başlayabiliriz.
• Bu salgından çıktığımızda kim olmak istiyoruz?
• Kuruluşlarımızın neyi temsil etmesini istiyoruz?
İçinde bulunduğumuz dönemi bir fırsat olarak görmek doğru değil. Ancak bununla birlikte içinde bulunduğumuz gerçekliği kabul etmek ve kendimizi gelişen yeni koşullara hazırlamak gerekiyor.
Covid öncesi koşullar nasıldı?
Bu koşullara hazırlanma sürecinde covid öncesinden de gelen zorlukları hesaba katmakta fayda var.
• Dünya genelinde artan jeopolitik gerilimler
• İklim krizi
• Kurumlardaki küresel güvensizlik
• Teknolojilerin olumsuz yönleri
İklim değişikliği tüm tehditlerin bir çarpanı olarak hareket ederken, gelir dengesi açısından farklılıklar gösteren toplumlar arasındaki eşitsizlikler ve gelişmiş ülkelerde bile rastlanan sistematik toplumsal eşitsizliklerin gittikçe büyüdüğünü görüyoruz. Eşitsizlikler sosyal bütünlüğü zayıflatıyor, insani gelişmeyi tehdit ediyor, insan haklarının yerine getirilmesini tehlikeye atıyor ve toplumların barış ve güvenlik içinde yaşaması karşısından tehdit oluşturuyor.
Yeni teknolojiler, sürdürülebilir kalkınmayı dönüştürmek için benzeri görülmemiş küresel fırsatlar sunuyor, ama aynı zamanda sosyal, etik, yasal soruları ve tartışmaları da beraberlerinde getiriyorlar.
Salgın öncesinde bu ve benzeri sorunlara ek olarak Covid 19 salgını ile içinde bulunduğumuz durumun bu zorlukları arttırması ve STK’ların çalışmalarını etkilemesi bekleniyor.
Pandemi döneminde dünya çapında STK’ların yaşadığı farklı idari zorluklar var. Sivil toplumun bileşenleri bu zorluklardan etkilendi. Bu yazıda bu olumsuz etkilerin aşılması için Covid 19 döneminde ve yeni normalde iletişim ve tasarım tarafında yapılması gerekenleri değerlendireceğiz.
Olumlu şeyler de var!
Pandemi kaynaklı zorlukların yanı sıra sivil toplum bileşenleri ve sosyal girişimler için iyimser olabileceğimiz noktalar da var. Pandemi sırasında oynadıkları rol düşünüldüğünde, STK’lar çok taraflılığı şekillendirmede daha güçlü bir sese sahip olmaya devam edecekler.
STK’lar, diğer STK’larla ve kurumlarla sosyal sorumluluk projeleri kapsamında yeni ittifaklar kurmak için iş modellerini yeniden düşünecekler. Yeni normalde yeni kapsayıcı ve işbirlikçi bir modelleri artacak ve yeni aktörlerin de katılımı ile sosyal fayda üzerine yapılacak çalışmalar artacak.
STK’lar, ihtiyaçların nüfusun geri kalanına ulaşmasına yardımcı olmak için en iyi araçlar olarak yeni normalin yükselen yıldızı olacaklar. STK’lar, hem gözetimin hem de toplanan verilerin kullanımıyla ilgili acil durum senaryolarının hazırlanmasında rol alıp, önlemlerin alınmasında uygulanmanın etkilerinin izlenmesinde önemli rol oynayacaktır.
Covid 19 Salgını ve STK’lar
Salgın dönemindeki davranışlarına göre STK’ları üç gruba ayırabiliriz:
• Çalışmalarının çoğunu uzaktan yapma konusunda önceden deneyim sahibi STK’lar (çalışma toplantılarının %50’den fazlası telekonferans ve diğer çevrimiçi araçlar tarafından yapıldığı ve aynı zamanda sosyal yardımlarının çoğu için web seminerlerini kullanan). Bu grup her üçünün de en küçüğüdür.
• Geçmişte sınırlı deneyime sahip, uzaktan çalışma anlayışını sistematik bir şekilde değil, geçici olarak gerçekleştirenler. Bu grubun bu tür bir çalışmanın nasıl organize edileceği ve yürütüleceği konusunda genel bir fikri vardır.
• Daha önce uzaktan çalışma deneyimi olmayan STK’lar.
İkinci ve üçüncü gruptaki STK’lar en dik öğrenme eğrileriyle karşı karşıyadır. Tüm STK’lar için uzaktan çalışmaya geçiş, bilgi teknolojileri desteklerinin ve bilgisayar okuryazarlığının kalitesinin büyük bir test alanı haline gelmiştir.
İletişim planlarımızı gözden geçirelim!
COVID-19 Salgını sürecindeki iletişim planımızı gözden geçirerek başlayalım; aşağıdaki soruları kendimize soralım:
• Amaçlarınıza sadık kalmaya devam ediyor musunuz?
• İletişimde sizin için doğru tonu kullanıyor musunuz?
• Sürecin etkilerini açık bir şekilde çalışanlarınızla ve hedef kitlenizle paylaşıyor musunuz?
• Bileşenlerinize ve kamuoyuna karşı şeffaf mısınız?
• Güncel kalmaya devam edip, gelişmeleri takip ediyor musunuz?
• İletişim araçlarınızı ve içeriklerinizi güncelliyor musunuz?
• Çalışanlarınızdan haberdar mısınız?
Yeni Normale geçiş
Yeni Normale geçerken aşağıdaki soruları cevaplayarak ilerleyelim:
• Süreçlerinizde ve faaliyetlerinizde çevrimiçi moda geçişi değerlendirin. Hangilerini başarıyla yaptınız? Hangileri olumlu geri bildirimler aldı?
• Tüm kayıplarınızı değerlendirin – finansal, operasyonel. Hangi kayıplar, uzaktan ve çevrimiçi sürece geçmenizle ilgili?
• Çalışma araçlarını ve enstrümanlarını değerlendirin. Boşlukları ve karşılan(a)mayan gereksinimleri belirleyin. Olası çözümlerin bir listesini oluşturun.
• Çevrimiçi varlıkların kapsamlı bir şekilde yeniden yapılandırılması için hazırlanın.
• Covid sonrası için bir iş planı hazırlayın.
Bu soruları kendimize sorarak kendimiz için mevcut durumu ortaya koyabilir ve yeni normal için bir iletişim stratejimizi oluşturmaya başlayabiliriz.
Neler bizimle kalacak?
Bu dönemde deneyimlediğimiz alışkanlıklardan yeni normal döneminde de bizimle kalma potansiyeli olan eğilimler şu şekilde olacak:
• Çoğunlukla uzaktan çalışan daha yüksek oranda çalışan ve gönüllü
• Ofis ve Seyahat Giderlerine Yönelik Tasarruflarla Organizasyonel Bütçeleri Optimize Etme
• Seçim Süreçlerinde Çevrimiçine Geçiş
• Kırsal ve Uzak Alanlardan Aktivistler İçin Daha İyi Bölgesel Temsil ve Geliştirilmiş Katılım
• Temel STK İşlevlerine Bilgi Teknolojileri Desteğinin Artması
• Sosyal Medya ve Çevrimiçi Markalamanın Artan Önemi
• Eğitim Projeleri ve Çevrimiçi Eğitim
• Yeni Uzaktan İletişim Sistemleri ve Yöntemlerinin Ortaya Çıkışı, Uzaktan Ekip Oluşturma
Yeni Normalde İletişim ve Davranış Değişiklikleri:
Neleri farklı yapmamız gerekiyor?
Yeni normalde daha önceden gelen bazı iletişim ve tasarım alışkanlıklarımızı da geride bırakmamız gerekiyor. Gelin, artık “eski” olması gereken alışkanlıklarımıza bakalım:
Daha Nitelikli, Daha Az, Daha İyi
Pinterest Baş Pazarlama Sorumlusu Andréa Mallard, çok az bilgi yerine çok fazla bilgiye sahip olmanın çok daha tehlikeli olduğu konusunda uyarıyor. Pinterest covid 19 salgını döneminde salgın terminolojisi üzerine yapılan aramaları kesme kararı alıyor. Bunun sonucu olarak da yanıltıcı ve yayılmasının tehlikeli olacağı paylaşımları kesti. Görüntülenen her şeyin doğrulanmış kaynaklardan geldiğinden ve güvenilir olduğundan emin olmak için Dünya Sağlık Örgütü ve Amerika Merkezli Hastalık Kontrol ve Önleme Merkezleri ile bağlantı kurdular. Burada yaptıkları kendi kitleleri için güvenilir veri önemliydi sunmaları açısından önemliydi. Ve salgın dönemindeki bu tutumlarıyla hedef kitleleri için iyi bir alternatif olmaya devam edecekler. Salgın döneminin en büyük kazanımlarından biri daha nitelikli, daha az ve daha iyi içerik geliştirmek olacak. Dijital pazarlama araçlarının kullanımı ve alışkanlıkları değişecek.
İnsanları dışa bakmaya teşvik edin.
Kriz zamanlarında insanlar içe dönme eğilimindedir. Ancak covid döneminde biraz daha farklı bir toplumsal tepki oldu. İnsanlar hızlı bir şekilde dışa dönük olarak yardım olarak ne yapabileceklerini ve nasıl harekete geçebileceklerini sorguladılar. Bu duygusal dışa dönüşün farkına varın ve etki alanınızı hızlı bir şekilde çevreye bakmaları yönünde teşvik edin.
Ses tonunuzu iyi ayarlayın.
Paylaşılan insani deneyimleri hem bireysel hem de kurumsal düzeyde dikkate alın. Daha samimi, daha açık, daha şeffaf bir dil kullanın.
“İnsan merkezli olmaktan insanlık merkezli olmak üzere büyük bir değişim içerisindeyiz.” – Paul Bennett, IDEO Yaratıcı Şefi
Kapsayıcı yaratıcılıkla Topluluğu yeniden inşa edin.
Bilgiyi bağlamsallıştırın.
Kuruluşların bilgiyi kitlelerine doğru bir şekilde iletmeleri için yerel ve bağlamsal bir yaklaşım benimsemeleri gerekiyor. Veriyi hedef kitlenizin tamamı için erişilebilir hale getirin.
En fazla ihtiyaç duyana ulaşın.
İhtiyaçları eşiklere göre belirleyin. Gözden kaçırdıklarımız var mı? İletişim araçlarınızla onların seslerini yükseltip yükseltemeyeceğinizi gözden geçirin.
Hedef kitlenizi projelerinize dahil edin. Birlikte yapın!
Kapsayıcı ve katılımcı bir çıktı elde etmek için en iyi seçenek kitlenizi projelerinizin içine almak. Onları daha iyi anladıkça çözümleriniz de daha iyi olacak.
Önce iç iletişim!
Buraya kadarki bölümde sivil toplum kuruluşlarının yeni normalde nasıl bir iletişim stratejisi izlemeleri gerektiğini genel hatlarıyla belirttik. Ancak kurumlar için iyi iletişimin olmazsa olmazlarından biri sağlıklı bir iç iletişim yapısı oluşturmaktır. Yazımızın son bölümün covid 19 sürecinde ve devamındaki yeni normalde iç iletişimde nasıl bir yol izlenmeli konusu üzerinde duracağız.
1. En iyi iş birliği için dijital çalışma alanınızı yapılandırın.
Sanal bir alanı paylaşıyor olmak en az fiziksel mekâna gösterdiğimiz özeni göstermemizi gerekiyor. Farklı anadillerde konuşan, farklı yeteneklere sahip, farklı şartlar altındaki topluluklar için toplantılar oluştururken bireylerin bir araya gelerek problem çözme potansiyellerini ortaya çıkarması hedeflenmelidir. Bunun için de toplantıdan önce çalışmaya başlanmalıdır.
• Toplantı içeriğini ve metnini katılımcılarla önceden yazılı bir şekilde paylaşın.
• Sanal toplantılardan önce, o esnada ve sonrasında sorular için tanımlı bir alanınız olsun.
• Herkesin farkında olun. Sunulan farklı bakış açılarını ve bakış açılarının çeşitliliği ile değer üretmeyi hedefleyin. Bu değer ancak topluluk birbirini daha iyi tanıdıkça ve geliştikçe artacaktır.
Toplantınıza başlamadan önce grubunuza videoya katılmalarını hatırlatarak not alma imkanına sahip olduklarından, sessiz ve toplantının bölünmesine sebep olmayacak bir alanda bulunduklarından emin olun. Toplantı katılımcılarına rol atayarak, katılımlarının sürekli olmasını sağlayın.
2. Herkes için Tasarım
“Erişilebilirlik ihtiyaçlarınız var mı?” sorusunu toplantılarınıza, buluşmalarınıza eklemek etkinliğinizi kapsayıcı bir hale getirmenizi sağlayacaktır.
Etkinliğinizi planlamak için bazı öneri sorular:
• Oturumun ortak amacı nedir?
• Kim nerede katılıyor, hangi diller konuşuluyor? ve hangi dilleri konuşuyor?
• Katılımcıların sanal destek ihtiyaçlarını açıkça dile getirmeleri için nasıl alan oluşturabilirim?
• Sanal toplantı araçlarındaki hangi özellikler insanlar için faydalı olabilir?
• Toplantıya katılan kişilerin deneyimlerinden öğrenmek için nasıl adetler geliştirebilirim?
• Katılımcıları daha iyi bir şekilde destekleyebilmek için geri bildirimleri nasıl toplarım?
3. Topluluk olabilmek için bireyseli öne çıkarın.
İnsanları rahatlatmak ve birlikte üretebilmek için basit egzersizler için zaman ayırın. Bulunduğunuz yeri paylaşmayı, en sevdiğiniz objeyi yanlarına almalarını önerin ya da buz kırıcı başka araçlar deneyin. Bunları bir kez değil, devamlı hale getirin. Ekibe zaman ayırmanın yalnızca çalışma yeteneğini arttırmakla sınırlı kalmayıp aynı zamanda etkiyi de arttıracağını unutmayın.
4. Sunumlarınızı güzelleştirin.
Katılımcılar için içerik geliştirirken dijital araçlar ve oyun için alan yaratın. Farklı öğrenme şekillerini göz önünde bulundurun. Metin ağırlıklı sunumların yerine ses, video ve görsel içeriklerle sunumunuzu geliştirin. Bazen bu çalışmalara zaman ayırmak gereksiz gibi gelebilir ancak bu eklentiler etkileşimi arttıracak ve yaratıcı düşünceyi tetikleyecektir.
5. Mesafeleri zenginliğe dönüştürün.
Mekansal uzaklıkları ve coğrafi sınırları kültürel çeşitlilik avantajına dönüştürerek yaratıcılığı arttırın. Yerel çözümleri topluluğun diğer üyeleri ile değerlendirin.
6. Dijital hikaye anlatıcılığını kullanın.
Raporlarınızı, verilerinizi, dış dünya ile paylaşmak istediğiniz paylaşımlarınızı dijital araçlarla hikayeleştirin.
7. Görsellerle basitleştirin.
Fikirleri görselleştirmek, stratejileri daha somut hale getirmek ve iş birliğini sağlamak için analog ve dijital araçları kullanın. Beyne iletilen bilgilerin %90’ının görsel olduğunu ve görüntülerin beyindeki metin hızının 60.000 katında işlendiği düşünüldüğünde görsel paylaşımlar kavramın ve fikrin daha hızlı bir şekilde yayılması ve anlaşılması için yardımcı olur. Mümkün oldukça görsel araçları ve etkinlikleri kullanın.
8. Düzenli iletişim sürdürün, bağlantıda kalın.
Kriz dönemlerinde stres ve yalnızlık duygularının insanı kaplaması çok kolaydır. Düzenli etkileşim ve sık güncellemelerle buna imkân vermeyin ve ekibinizle bağlı kalın. Toplantılar ve bir araya gelişler arasındaki zamanı gayrı resmi sohbetler ve bir araya gelmek için kullanın.
Doğru araçlar, doğru iletişim
İç iletişimi sağlıklı bir şekilde gerçekleştirmek için de doğru araçları kullanmak gerekir. Bir sonraki yazımızda da bu araçlar üzerinde duracağız. Her topluluğun hedef kitlesini, nihai faydalanıcılarını ve kendi içi yapısını değerlendirerek bu araçların özelleşmesi gerektiğini da yazımızın öncesinde paylaşmakta fayda var.
Sağlıkla ve tasarımla kalın!
Kaynakça:
https://www.ideo.com/journal/how-to-think-about-long-term-strategy-when-you-can-barely-see-past-tomorrow
https://www.dianova.org/opinion/how-will-covid-19-affect-the-role-of-ngos/
https://www.lightspeedhq.com/blog/covid-19-communication-plan/
https://article20.org/news/ngos-responses-to-coronavirus-pandemic-spell-lasting-changes-for-the-sector/
https://www.openideo.com/content/covid-communication-report-webinar
https://insights.newscred.com/importance-content-marketing-during-coronavirus-pandemic/
https://blog.sprinklr.com/managing-brand-communication-covid-19/
